 Hur man kontrollerar Instant Messaging7 steg för att säkra snabb meddelanden "IM - Instant Messaging"Det har förutspåtts att 95 % av de globala företagens anställda kommer att använda instant messaging (IM) som sin främsta metod för att kommunicera med i realtid.Detta belyser riskerna med chatt och beskriver ett antal säkerhetsrutiner för att hantera IM i er organisation.
För att detta skall fungera kräver det att trafiken går att titta på, med några appar fungerar detta ej, utan då måste användarna använda en webbläsare istället.
Ibland finns det ej möjlighet att använda en webbläsare och då får man avgöra om den appen skall få finnas i skolan/företaget utan möjlighet till filtrering. Ett annat alternativ är att man istället övervakar dessa appar med Smoothwall Monitor som fungerar med alla appar.
OBS! Idag har många företags appar möjlighet att spara logger centralt.
Ursprungligen skapat i slutet av 1980, instant messaging (IM) teknik är den snabbast växande applikationen någonsin.Gartner förutspådde nyligen att 95 % av de globala företagens anställda, kommer att använda instant messaging (IM) som sin främsta metod för att kommunicera med i realtid 2013.
IM är här för att stanna och ersätter alltmer mer traditionella former av vanlig affärskommunikation.
Anställda på IBM skickar över 3 miljoner IM varje dag och tekniken omfattas nu av ett växande antal organisationer som en kritisk applikation för arbetsplatsen.
Användande av IM på arbetsplatsen har omfattande fördelar. Som ett snabbt och effektivt sätt att dela information med kollegor eller kunder, kan kommunikation i realtid medföra betydande operativa fördelar, spara företagen pengar på telefonsamtal och resekostnader och underlätta mycket snabbare svar.
Med Instant Messaging är det ofta lättare att få ett snabbt svar via en IM-chatt, än att söka upp ett svar på ett mail. Snabb, omedelbar kontakt är också viktigt för vissa (som börsmäklare som behöver dela den senaste marknadsinformationen).
IM kan vara ett mycket värdefullt kommunikationsverktyg för resande eller distansarbetare (t.ex. tekniker som arbetar med kunder på plats och behöver vidarebefordra information).
När det är tillåtet på arbetsplatsen, kan IM-konversationer visa sig vara mer produktiva än de via e-post, de är oftast kortare och mer effektiva, så att arbetstagare kan få snabba svar utan ”finesser”.Än de som kommer med
e-postkommunikation. Även om kritiker nämner IM som en konstant distraktion,så när de används på rätt sätt erbjuder snabbmeddelandekonversationer, faktiskt mer bekväm kommunikation.
Eftersom användarna kommer att kontrollera först, för att se om kollegerna är tillgängliga (via sin IM-status). Det är ofta mer socialt acceptabelt att ignorera eller att vänta med att svara på ett IM i motsats till ett telefonsamtal.
Det är också möjligt att ha flera konversationer med snabbmeddelanden samtidigt och dela webblänkar i realtid, så alla är på samma webbsida.
För företag med geografiskt spridda team på flera kontor, kan IM underlätta valbar kommunikation genom att tillhandahålla ett informellt och spontant sätt, för team som behöver arbeta tillsammans i ett virtuellt rum för att interagera och bygga band.
Vissa företag finner IM särskilt användbart när det gäller att utbyta snabba kommentarer, eller handlingsplaner med kollegor under webbseminarier, virtuella möten och videokonferenser.
Alltför många företag tar onödiga risker med föråldrade policyer och oövervakad användning samt stor privat användning.
Vad är riskerna?Riskerna för okontrollerad användning av IM i företagssammanhang liknar e-post, men är allvarligare eftersom kommunikation och filöverföringar är mindre frekvent övervakade och inte brukar komma med juridiska förbehåll.Där anställda vet att IM inte övervakas, är de ofta mer benägna att använda dem som ett sätt att dela information utan byråkrati eller risk för vedergällning från sina linjechefer, vilket ökar riskerna.
Dataläckor/olagligt användandeNär IM-kommunikation körs okontrollerad och oövervakad, riskerar organisationer att förlora kontroll över konfidentiell eller känslig information som oavsiktligt eller avsiktligt skulle kunna läckas utanför företaget.
Otaliga har drabbats av, att förlorade eller exponerade personuppgifter eller kommersiellt värdefull information.
Kopiering samt skickande och mottagande av upphovsrättsskyddat material (utan tillstånd från upphovsrättsinnehavaren) är också en betydande risk eftersom brott eller överträdelser mot upphovsrättslagen kan ge åtal och böter.
TrakasserierSnabbmeddelanden medför liknande risker som för e-post när det kommer till trakasserier eller diskrimineringsärenden som gäller anställda, kunder eller leverantörer.
Cybermobbning är långt ifrån begränsat till skolor, och alla företag har en rättslig skyldighet att tillhandahålla en säker arbetsplats och vidta rimliga åtgärder för att skydda sina anställda från missbruk, trakasserier, diskriminering och förtal.
ProduktivitetUtan ordentlig kontroll har IM möjlighet att inverka betydligt på produktiviteten.
Organisationer som tillåter IM utan övervakning och bestämda riktlinjer för användning, riskerar att dessa blir en ständig distraktion och störande avbrott till normala arbetsuppgifter.
Utan övervakning, kan IM faktiskt öka slöseri med tid, eftersom personal kan "synas" att arbeta medan de sysselsätter sig med IM-baserat kontorspladder eller privata oövervakade chattar med sina kompisar.
NätverkssäkerhetOkontrollerad IM-trafik kan också utgöra en väg in i nätverk för skadliga virus och malware som kan inverka på verksamheten och viktiga tjänster.
Meddelanden är ofta inte krypterade (även om de flesta vanliga IM-klienter krypterar inloggningsuppgifter är själva sammankomsten sällan krypterad) och skulle kunna fångas upp och avlyssnas.
Nätfiske och social manipulation blir också allt vanligare inom IM-plattformar, särskilt med allmänna IM sociala applikationer, där chatt "polare" lätt imiteras.
Ur teknisk synvinkel är viktiga IM-verktyg (som P2P-fildelningsverktyg) klassade som "vilda" (i motsats till standard) applikationsprotokoll.
De kan ofta tunnla över HTTP och kan vara svårt att kontrollera effektivt med brandväggar eller enkla webbfilter.
När det gäller potentialen att medföra virus, maskar, trojaner och annan skadlig kod, är IM lika farligt som andra dataflöden in eller ut från företaget via e-post eller webb och potentiellt mer än så, eftersom virus som skickas via IM kan distribueras mycket snabbare.
Oönskad reklam och spam är ett mindre problem än med e-post men ökar (SPIM är nu ett snabbt växande fenomen).
Därför Är Övervakning ViktigtArkivering & bestämmelserAlla organisationer behöver hålla dokumentation som bevismaterial, i händelse av att de måste försvara sina lagliga rättigheter i domstol.
Domstolar betraktar IM-loggar på samma sätt som de gör med brev eller e-post.
Lyckas man inte visa upp uppgifter om relevanta snabbmeddelandekonversationer där elektroniska dokument behövs som bevis kan företagets sak skadas allvarligt.
Om IM-applikationerIM-applikationer sträcker sig från fria allmänna klienter till fullutrustade kommersiella företagsapplikationer och sessionerna kan vara antingen krypterade eller okrypterade beroende på applikationen.Den överväldigande majoriteten av allmänna chattanvändare använder en av de tre stora: AOL, MSN eller Yahoo Messenger.
Generellt sett är fria applikationer okrypterade men det finns några undantag, till exempel Jabber och GoogleTalk.
Organisationer som använder utländsk-talande personal kan också råka på mindre kända applikationer som GaduGadu (en populär polsk IM-klient).
Olika steg för att kontrollera IM1. Blockera installation av icke auktoriserade klienterOm nedladdningar inte är begränsade, kan en del av personalen redan laddat ner programvara och använda IM-applikationer utan er vetskap eller tillåtelse. Utöver de risker som är förknippade med obevakad IM-användning kan användarinstallerade klienter vara dåligt konfigurerade och kan ha potential att strida mot eller störa andra kritiska nätverkstjänster. Självinstallerade IM-klienter kan också ställas in, för att kringgå brandväggar och gateways genom att använda icke-begränsade portar eller att dirigera trafik genom en extern proxyserverar.
2. BrandväggsskyddFrån ett gateway- och portaccess-perspektiv, är det oftast klokt att "neka allt" och tillåta applikationer vid behov, samtidigt som man ser till att allt man tillåter kan filtreras.
Att tvinga eller dirigera om trafik via en HTTP-proxy, kan också ge ett extra lager av säkerhet.
|
Smoothwall > Funktioner >
